02.07.2019
PST-Datei: Die Sicherheitslücke der E-Mail Archivierung

Im Geschäftsalltag lässt die Masse an E-Mails oft die Postfächer an ihre Grenzen stoßen. Damit E-Mails nicht gelöscht werden müssen, werden häufig PST-Dateien erstellt. Diese Methode hat jedoch weitreichende Folgen: Datenverlust, höherer Arbeitsaufwand oder sogar Strafen aufgrund des Ignorierens gesetzlicher Vorschriften.

Bei der Speicherung von PST-Dateien werden die E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender Rechnern gespeichert. Für IT-Abteilungen entsteht so eine kontinuierliche Belastung, da dies die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich bringt. Außerdem werden PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung entzogen. Somit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD. Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig – E-Mails aus PST-Dateien können jedoch jederzeit gelöscht werden und gelten somit vor Gericht als unzulässige Beweismittel.

Um dieses Problem zu vermeiden, sollte man für einen rechtskonformen E-Mail-Verkehr sorgen. Dies führt zu einem reduzierten Verwaltungsaufwand und trägt zu entlasteten Systemen bei.

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